Mesmo antes de 2020 e da COVID, o número de reuniões realizadas on-line estava aumentando à medida que mais e mais pessoas optavam por trabalhar em casa, como freelance ou colaborar com pessoas em outras partes do mundo. Mas agora que enfrentamos pelo menos mais alguns meses de vida virtualmente, é hora de resolver, de uma vez por todas, a dor das reuniões online.

Você conhece o sentimento. Reuniões muito longas, reuniões em que as pessoas estão falando umas sobre as outras. Reuniões em que alguém se esquece de silenciar o microfone.

O fato é que nem todo mundo se sente confortável para fazer ou participar de reuniões que acontecem na frente de uma tela.

Então, como você pode ter certeza de realizar videoconferências boas e inclusivas?

Assim começa o artigo publicado no site de empresa de treinamento findcourses.co.uk, do Reino Unido, especializado em conteúdos para formação de pessoal e outras qualificações profissionais.

Por que as reuniões virtuais são mais desgastantes do que as presenciais?

Manter boas reuniões à distância é importante para todos os envolvidos. Quando a reunião ocorre à distância, a falta de linguagem corporal e expressões faciais das pessoas, bem como falhas técnicas, podem criar mal-entendidos e confusão. Mas não deixe isso assustá-lo.

Tudo o que você precisa para manter as reuniões à distância bem-sucedidas é uma pequena estrutura.

Cada reunião se beneficia por ter um líder que garante que todos têm permissão para falar e que as informações são compartilhadas de maneira adequada.

É por isso que reunimos 5 dicas para ajudá-lo a realizar reuniões virtuais eficientes e eficazes.

1. Incluir todos

"Em videoconferências com várias pessoas, o diálogo não flui da mesma forma que nas reuniões presenciais. Você deve ter notado isso - as pessoas acidentalmente interrompem umas às outras porque perdemos a deixa social, aquela inspiração antes que alguém esteja prestes a falar - isso significa que acabamos pisando nos calos dos colegas com mais frequência do que normalmente.

Para combater isso, você precisará fazer mais um esforço ativo para dar a todos espaço e tempo para falar.

Uma maneira de fazer isso com eficácia é usando a técnica de ‘pipoca’, em que o organizador da reunião escolhe alguém para falar e essa pessoa escolhe a próxima pessoa até que todos na reunião tenham falado. Esse tipo de técnica é perfeita se você faz uma reunião diária de check-in, precisa de uma atualização sobre o status de um projeto ou simplesmente quer ter certeza de que vai ouvir de todos 'na sala'.

Se você estiver fazendo algo mais casual, tente usar perguntas diretas. Em vez de "Então, o que todos pensam?" Identifique alguém. “O que você acha, Sarah? Você concorda, Michael? ” Dessa forma, as pessoas sabem que há espaço para elas na conversa.

Perto do final das reuniões, peça a todos os presentes que contribuam com uma sugestão ou feedback sobre o tema da reunião. Dessa forma, você pode ter certeza de que todos contribuíram e se sentiram incluídos durante a reunião."

2. Comece com “Small Talk”

"Comece cada reunião com um breve bate-papo informal com todos os participantes, para garantir que todos se sintam envolvidos desde o início. Pode tornar mais fácil falar mais tarde, para aqueles que não estão familiarizados com reuniões à distância.

Não se esqueça de verificar com as pessoas - como elas estão se sentindo, como está indo a manhã delas. No momento, não podemos nos esbarrar na cozinha ou no bebedouro. Muitas pessoas estão perdendo essas pequenas interações normalmente inconseqüentes.

Ao iniciar suas reuniões com um simples “como estão vocês”, você pode garantir que aquela conversa fiada seja recriada na medida do possível. Nestes tempos difíceis, são as pequenas coisas que importam."

3. Tenha uma estrutura de reunião clara

"Tenha uma agenda clara e distribua-a antes da reunião para que todos possam se preparar. Dê a palavra a uma pessoa de cada vez, para evitar conversas entre si e perder informações importantes. Isso é provavelmente o que você fazia antes de começar a trabalhar remotamente, mas é aqui que as reuniões remotas têm uma vantagem. Eles tornam a manutenção de uma estrutura de reunião clara mais fácil do que nunca.

Quando alguém não está falando ou há ruído de fundo na sua extremidade, você pode usar o botão mudo. As pequenas interrupções e ruídos de fundo que podem ser irritantes durante as reuniões podem ser facilmente eliminados durante as reuniões virtuais.

Isso ajuda você a ter reuniões mais tranquilas, estruturadas e produtivas."

4. Peça respostas claras

"Quando você não consegue ler a linguagem corporal das pessoas, é importante ter respostas claras para as perguntas. Como é mais difícil ler as pessoas online, certifique-se de usar uma linguagem o mais clara, concisa e acessível possível para evitar mal-entendidos.

Se alguém que está na reunião disse algo que não está totalmente claro, peça esclarecimentos. As pessoas geralmente entendem que, durante esses tempos difíceis, as coisas podem se perder um pouco na tradução no mundo online. Eliminar a possibilidade de mal-entendidos o ajudará a ter uma reunião melhor."

5. Compartilhe documentos e converse

"Você planejou um workshop onde espera-se que os participantes trabalhem? Compartilhe e trabalhe no mesmo documento ou faça com que a reunião ocorra em segundo plano e sintonize-se ao longo do caminho.

Por ter um documento ao vivo que todos podem adicionar, ou pelo menos ler, durante a reunião, você ajudará a encorajar e até mesmo aumentar o envolvimento em sua reunião.

A situação atual não significa que suas reuniões devam ser menos interativas. Compartilhar documentos e usar a função de bate-papo pode permitir uma experiência o mais real possível.

Seguindo essas dicas, você pode ter reuniões online mais bem-sucedidas. Reuniões online mais bem-sucedidas são ótimas para todos os envolvidos! Claro, se você tiver muitas reuniões consecutivas, suas reuniões forem muito longas ou você não tiver muito tempo entre as reuniões para realmente fazer seu trabalho, você pode descobrir que seu problema não são tanto reuniões ruins quanto o cansaço da tela - que ajudaremos você a evitar em nosso próximo artigo!"

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